3 kluczowe przyczyny dlaczego zespół nie realizuje celów

Zatrudniasz świetnych specjalistów, ale masz wrażenie, że zespół nie dowozi? Pacjenci nie wracają, standard obsługi się rozjeżdża, a Ty z tygodnia na tydzień masz więcej roboty, zamiast mniej? Budowanie zespołu, który działa jak dobrze naoliwiona maszyna, to nie kwestia szczęścia – tylko strategii. W tym artykule pokażę Ci krok po kroku, jak stworzyć zespół, który dowozi: od pierwszego ogłoszenia o pracę, przez onboarding, aż po regularny feedback i cele.

Dlaczego zespół nie dowozi?

Pierwszy błąd? Zakładasz, że pracownik będzie działał tak jak Ty, bo przecież „zna się na robocie”. Tyle że Twoje oczekiwania, nawet jeśli dla Ciebie oczywiste, nie są dla niego automatycznie zrozumiałe. Bez wyraźnych ram i zasad ludzie zaczynają improwizować – każdy po swojemu.

Druga sprawa to brak spójnego procesu wdrożenia. Czasem zakładasz, że skoro kogoś zatrudniasz z kilkuletnim doświadczeniem, to „już wszystko wie”. Problem w tym, że on może być bardzo dobry… w czymś kompletnie innym niż to, czego potrzebujesz w swojej placówce.

Trzecia rzecz: brak danych. Wielu właścicieli ocenia pracę zespołu na oko. „Mam wrażenie, że nie wracają do niego pacjenci”. To wrażenie może być prawdziwe, ale bez liczb to zgadywanie. A na zgadywaniu nie zbudujesz ani zespołu, ani strategii.

Zatrudnienie to nie loteria: kogo i jak szukać do swojego gabinetu?

Zanim wrzucisz ogłoszenie o pracę, musisz wiedzieć, kogo szukasz. Nie ogólnie: „fizjoterapeuta z doświadczeniem”. Tylko konkretnie: czy chcesz osobę podobną do siebie, czy komplementarną? Kogo potrzebują Twoi pacjenci?

Dobrze napisane ogłoszenie działa jak filtr. Przyciąga tych, którzy pasują do Twojej kultury pracy, a odstrasza tych, którzy szukają tylko kolejnego etatu. Nie wahaj się zawrzeć w nim informacji o wartościach, stylu pracy czy tym, czego zdecydowanie nie tolerujesz.

W rekrutacji nie sprawdzaj tylko twardych umiejętności. Zapytaj, jak kandydat reaguje w sytuacjach trudnych, co zrobiłby w konkretnych scenariuszach z pacjentami. Patrz, czy słucha, czy zadaje pytania, czy myśli kategoriami zespołu, a nie tylko siebie.

I jeszcze jedno: bądź szczery. Nie koloryzuj, nie udawaj korpo, jeśli jesteś rodzinnym gabinetem. Lepiej, że odpada niepasujący kandydat niż że zatrudnisz kogoś, kto zniknie po trzech tygodniach.

Czy Twój zespół wie, czego od niego oczekujesz? Czyli o roli strategii

Oczekujesz, że będą „dowozić”. Ale co to znaczy w praktyce? Bez konkretu, każdy zinterpretuje to po swojemu. A Ty zostaniesz z frustracją, bo miało być tak fajnie, a wyszło jak zwykle.

Strategia to nie jest dokument w Excelu, który leży na dysku. To świadoma decyzja: do jakiego pacjenta mówimy, jakimi metodami pracujemy, jaki mamy styl komunikacji i czym się wyróżniamy. Zespół nie ma szans się do tego dopasować, jeśli Ty sam tego nie masz poukładanego.

Podziel się tą wizją z zespołem. Omów to. Posłuchaj ich zdania. Nie chodzi o to, że wszystko ma być po Twojemu, ale o to, że wspólnie macie się czegoś trzymać. To daje spójność, a spójność daje jakość.

Nie miej pretensji, że pracownik zrobił „po swojemu”, skoro nigdy nie usłyszał, jak ma być „po waszemu”.

Onboarding, który działa: jak dobrze wdrożyć nowego pracownika

Nowy pracownik to nie pendrive z gotowym oprogramowaniem. Nie wystarczy go podpiąć i działa. Nawet najlepszy specjalista potrzebuje wprowadzenia w Twoje zasady gry.

Dobrze przygotowany onboarding powinien być zaplanowany: krok po kroku, co pokazujesz, z kim nowa osoba ma pracować, jak wyglądają procesy, gdzie zapisane są procedury. Nie musisz od razu mieć platformy e-learningowej – wystarczy kartka, tablica i regularne rozmowy.

Unikaj wrzucania na głęboką wodę. „Obserwuj i rób jak my” to ślepa uliczka. Ludzie nie domyślają się standardów. Im bardziej precyzyjne wskazówki dasz na starcie, tym szybciej zaczniecie grać do jednej bramki.

Pamiętaj, że onboarding to nie tydzień. To proces, który może trwać kilka miesięcy. I wcale nie chodzi o kontrolę, tylko o wsparcie.

Standardy i procedury: czy naprawdę są potrzebne w małym zespole?

Tak, są. Może nawet bardziej niż w dużych firmach. Bo w małym zespole każda różnica w stylu pracy jest bardziej odczuwalna dla pacjenta.

Standard nie oznacza sztywnej checklisty, tylko wspólne ramy działania. Jak wygląda pierwsza wizyta? Jak mówimy o cenie? Jak kończymy spotkanie z pacjentem? Każdy członek zespołu powinien to wiedzieć i stosować.

Brak procedur oznacza chaos. Pacjent raz słyszy „proszę się rozebrać”, raz „może Pan zdjąć koszulkę, jeśli Pan chce”. Niby nic, ale to robi różnicę.

Jeśli chcesz budować markę, której ludzie ufają, to muszą wiedzieć, czego się spodziewać. A to dają właśnie standardy.

Jak mierzyć, czy zespół dowozi? Twarde dane zamiast wrażeń

Twoje wrażenie, że „coś nie gra”, może być trafne. Ale nie możesz na nim budować decyzji. Potrzebujesz danych.

Zacznij od prostych liczb: ilu nowych pacjentów miał dany pracownik? Ilu z nich wróciło na drugą wizytę? Jaki jest średni czas terapii? Czy grafik jest wypełniony? To nie jest ocena człowieka, tylko jego procesu.

Wprowadź KPI, które są jasne i zrozumiałe. Pokazuj wyniki zespołowi. Nie po to, żeby porównywać, kto lepszy, ale żeby każdy widział, gdzie jest i gdzie może się poprawić.

Warto robić to regularnie, nie raz na rok przy okazji oceny rocznej. Cotygodniowe lub comiesięczne podsumowanie daje szansę na szybką reakcję, a nie zarządzanie kryzysem.

Feedback, który rozwija zamiast demotywować

Jeśli Twój jedyny feedback to „fajnie” albo „nie podoba mi się”, to nie licz na zmianę. Ludzie potrzebują informacji zwrotnej, ale takiej, która ma sens.

Zamiast oceniać osoby, rozmawiaj o zachowaniach. Zamiast: „Jesteś nieskuteczny”, powiedz: „Widzę, że pacjenci rzadko wracają na drugą wizytę. Zastanówmy się, dlaczego”.

Feedback to rozmowa, nie wyrok. Pytaj, co pracownik o tym myśli, czy widzi rozwiązanie, co mu przeszkadza. Możesz być zaskoczony, jak wiele się dowiesz.

Najważniejsze: nie odkładaj feedbacku na potem. Krótka rozmowa po sytuacji z pacjentem często wystarczy, by coś poprawić na przyszłość.

Co robić, gdy mimo wszystko ktoś dalej nie dowozi?

Czasem wszystko robisz dobrze: masz strategię, standardy, feedback i wsparcie. A mimo to jedna osoba ciągle nie dowozi. Co wtedy?

Po pierwsze: daj sobie czas, ale nie bezterminowo. Sprecyzuj, co musi się zmienić i w jakim czasie. Zapisz to. Ustalcie plan naprawczy, jeśli trzeba.

Po drugie: sprawdź, czy ta osoba w ogóle pasuje do Twojego stylu pracy. Może ma inne cele, inne podejście, inne potrzeby. I to nie jest jej wina, ani Twoja. Po prostu może to nie jest dobre dopasowanie.

I po trzecie: nie zwlekaj, jeśli decyzja o rozstaniu dojrzewa od miesięcy. Zespół to naczynia połączone. Jedna osoba, która nie dowozi, może rozregulować cały organizm.

Rozstań się z szacunkiem, ale zdecydowanie. Lepiej zakończyć współpracę niż ciągnąć ją z poczucia winy lub nadziei, że „może się wreszcie ogarnie”.

Zacznij od siebie, ale nie kończ na frustracji

Zespół, który dowozi, nie tworzy się przypadkiem. To efekt Twoich decyzji, komunikacji, standardów i konsekwencji. Zamiast frustrować się, że „oni nie ogarniają”, zastanów się, co możesz zrobić inaczej jako lider. Ale też nie bierz wszystkiego na siebie. Zespół to wspólny wysiłek. Daj narzędzia, daj ramy, bądź obecny – i patrz, jak to zaczyna działać.

Najważniejsze jednak jest to, żebyś był konsekwentny. Nie wystarczy wdrożyć procedury czy KPI i liczyć, że reszta zrobi się sama. Regularna komunikacja, szczere rozmowy i szybka reakcja na problemy są fundamentem skutecznego zespołu. Nie musisz być idealnym liderem, ale musisz być zaangażowany.

Jeśli czujesz, że czegoś brakuje – wróć do podstaw. Zadaj sobie pytanie: czy mój zespół wie, co dla mnie znaczy „dowozić”? Jeśli nie, zacznij właśnie od tego. nie tworzy się przypadkiem. To efekt Twoich decyzji, komunikacji, standardów i konsekwencji. Zamiast frustrować się, że „oni nie ogarniają”, zastanów się, co możesz zrobić inaczej jako lider. Ale też nie bierz wszystkiego na siebie. Zespół to wspólny wysiłek. Daj narzędzia, daj ramy, bądź obecny – i patrz, jak to zaczyna działać.